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Une réunion sur deux est une perte de temps et n’est pas productive, selon une recherche menée par Atlassian. Cela équivaut à une perte moyenne de 31 heures par mois, dont de nombreuses heures passées dans des téléconférences. Il n’est donc pas surprenant que 82 % des professionnels aux États-Unis et au Royaume-Uni déclarent être moins productifs au téléphone. Les téléconférences vont pourtant devenir de plus en plus fréquentes pour beaucoup d’entre nous. Des études Regus montrent qu’en moyenne, la moitié des employés à travers le monde travaillent en dehors du bureau au moins deux jours et demi par semaine – ce chiffre atteint 60 % au Brésil et au Mexique. Ajoutez à cela le fait que les start ups se tournent de plus en plus vers la soustraitance et le travail à distance pour accroître leur agilité, et il devient impossible d’organiser toutes les réunions dans les locaux de l’entreprise.
Toutefois, les téléconférences n’ont pas à être longues ou chronophages. Voici comment organiser des réunions simples, courtes et productives – ainsi que quelques alternatives au téléphone.
Réduisez la durée des conférences téléphoniques
- La préparation est clé. Traitez les rendez-vous tééléphoniques comme des réunions normales. Envoyez l’ordre du jour à l’avance, en précisant la durée prévue, les objectifs et les points à discuter. Assurez-vous que quelqu’un soit aux commandes de la réunion, pour éviter les digressions et respecter les contraintes de temps. Finissez avec un récapitulatif et des points d’action pour le futur.
- Simplifiez vos procédures. Des études montrent que les discussions inutiles – souvent pour accueillir de nouveaux participants ou pour vérifier qui est déjà connecté – font perdre 23 % du temps passé en téléconférence. N’inviter que les participants vraiment nécessaires et faire ensuite passer un résumé de la réunion au reste de l’équipe peut aider à réduire considérablement la durée des téléconférences et à se concentrer sur l’essentiel.
Quelles sont les autres options ?
- Utiliser des espaces de travail flexibles. Utiliser des salons d’affaires ou des salles de réunion flexibles vous permet d’organiser d’importantes réunions en face-à-face dans des endroits plus commodes pour vos employés, sans avoir à investir dans des locaux permanents.
- Tirer parti de la technologie. Les espaces de vidéoconférence minimisent le risque de distractions, et évitent les confusions entre les participants. Des conférences hebdomadaires peuvent être remplacées par des documents partagés dans le Cloud, dans lesquels tout le monde peut faire part de son progrès sans avoir à réunir toute l’équipe.
